Hướng dẫn cách khôi phục văn bản đã xóa trong Google Docs

Trong quá trình làm việc với Google Docs, việc vô tình xóa một đoạn văn bản, một trang nội dung hoặc thậm chí thay đổi nhầm toàn bộ tài liệu là điều hoàn toàn có thể xảy ra. May mắn là Google Docs có nhiều cơ chế giúp người dùng khôi phục nội dung, từ thao tác Undo ngay sau khi xóa cho đến Version history để quay lại phiên bản trước đó.

Tùy vào tình huống, bạn có thể khôi phục văn bản đã xóa trong Google Docs chỉ trong vài giây mà không cần viết lại từ đầu.

Khôi phục văn bản vừa xóa bằng Undo

Nếu bạn vừa vô tình xóa một đoạn văn bản và chưa thực hiện quá nhiều thao tác khác, cách nhanh nhất là sử dụng Undo.

Trên máy tính Windows hoặc ChromeOS, nhấn:

Ctrl + Z

Trên Mac, nhấn:

Command + Z

Bạn cũng có thể nhấn biểu tượng Undo trên thanh công cụ của Google Docs.

Mỗi lần nhấn Undo, Google Docs sẽ hoàn tác một thao tác trước đó. Vì vậy, nếu vừa xóa một đoạn văn bản, nhấn Ctrl + Z thường sẽ đưa nội dung trở lại ngay lập tức.

Đây là cách đơn giản nhất nếu thao tác xóa vừa mới xảy ra.

Khôi phục văn bản đã xóa bằng Version history

Nếu bạn đã đóng tài liệu, thực hiện nhiều thao tác khác hoặc phát hiện nội dung bị mất sau một thời gian, Version history là công cụ quan trọng nhất cần sử dụng.

Google Docs tự động lưu các thay đổi trong tài liệu. Nhờ đó, bạn có thể xem lại những phiên bản trước và khôi phục tài liệu về trạng thái tại một thời điểm nhất định.

Để mở lịch sử phiên bản, hãy mở tài liệu Google Docs cần khôi phục.

Sau đó chọn:

File → Version history → See version history

Bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn Last edit hoặc thông tin về lần chỉnh sửa gần đây nếu giao diện tài khoản hiển thị lựa chọn này.

Tìm phiên bản chứa văn bản đã bị xóa

Khi mở Version history, Google Docs sẽ hiển thị các phiên bản trước đó của tài liệu.

Ở khu vực bên phải màn hình, bạn có thể thấy:

• Thời gian chỉnh sửa.
• Ngày chỉnh sửa.
• Người đã thực hiện thay đổi.
• Các phiên bản khác nhau của tài liệu.

Hãy chọn một phiên bản được tạo trước thời điểm văn bản bị xóa.

Google Docs sẽ hiển thị nội dung của tài liệu tại thời điểm đó. Bạn có thể kiểm tra xem đoạn văn bản cần tìm có còn tồn tại hay không.

Nếu tìm được phiên bản phù hợp, bạn có thể khôi phục nó.

Cách khôi phục toàn bộ tài liệu về phiên bản cũ

Sau khi chọn phiên bản mong muốn trong Version history, Google Docs sẽ hiển thị nút Restore this version.

Nhấn nút này để đưa tài liệu trở lại phiên bản đã chọn.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng thao tác này khôi phục toàn bộ tài liệu về trạng thái của phiên bản đó, chứ không chỉ riêng đoạn văn bản đã bị xóa.

Vì vậy, nếu bạn đã chỉnh sửa thêm nhiều nội dung quan trọng sau thời điểm đó, nên kiểm tra kỹ phiên bản trước khi chọn Restore this version.

Có thể lấy lại một đoạn văn bản mà không khôi phục toàn bộ tài liệu không?

Có.

Đây là một mẹo rất hữu ích khi bạn chỉ muốn lấy lại một đoạn nội dung cũ nhưng không muốn làm mất những thay đổi mới nhất.

Bạn có thể mở Version history, tìm phiên bản chứa đoạn văn bản cần khôi phục, sau đó sao chép đoạn văn bản đó.

Tiếp theo, quay lại phiên bản hiện tại và dán nội dung vào vị trí mong muốn.

Cách này đặc biệt hữu ích khi tài liệu đã được nhiều người cùng chỉnh sửa.

Thay vì khôi phục cả tài liệu, bạn chỉ lấy lại phần nội dung cần thiết.

Cách xem ai đã xóa hoặc chỉnh sửa văn bản

Trong tài liệu được nhiều người cộng tác, Version history còn giúp bạn xác định những thay đổi đã được thực hiện.

Google Docs có thể hiển thị các chỉnh sửa gắn với từng người dùng. Tùy phiên bản và loại tài khoản, những thay đổi có thể được thể hiện bằng màu sắc hoặc thông tin người chỉnh sửa.

Điều này rất hữu ích khi một tài liệu được chia sẻ cho nhiều thành viên trong nhóm và một phần nội dung bất ngờ biến mất.

Bạn có thể kiểm tra lịch sử phiên bản để xác định tài liệu đã thay đổi như thế nào thay vì phải đoán nguyên nhân.

Nếu đã đóng Google Docs thì có khôi phục được không?

Có thể.

Việc đóng tài liệu không đồng nghĩa với việc các phiên bản trước đó biến mất. Google Docs thường tự động lưu các thay đổi khi bạn làm việc.

Nếu nội dung đã bị xóa từ trước, hãy mở lại tài liệu và kiểm tra:

File → Version history → See version history

Sau đó tìm phiên bản trước thời điểm nội dung bị xóa.

Đây cũng là lý do bạn không nên quá lo lắng khi phát hiện một đoạn văn bản quan trọng biến mất sau khi đã đóng tài liệu.

Nếu nội dung bị xóa từ lâu thì sao?

Trong trường hợp văn bản đã bị xóa từ lâu, khả năng khôi phục phụ thuộc vào lịch sử phiên bản mà tài liệu còn lưu và loại tài khoản bạn đang sử dụng.

Nếu vẫn có phiên bản cũ chứa nội dung đó, bạn có thể mở phiên bản và lấy lại phần văn bản cần thiết.

Nếu lịch sử phiên bản không còn phiên bản phù hợp, việc khôi phục có thể khó khăn hơn.

Do đó, đối với những tài liệu quan trọng như báo cáo, luận văn, hợp đồng hoặc tài liệu làm việc chung, việc thường xuyên tạo các phiên bản được đặt tên có thể giúp quản lý tài liệu dễ dàng hơn.

Đặt tên phiên bản để dễ khôi phục tài liệu

Google Docs cho phép người dùng đặt tên cho các phiên bản quan trọng.

Ví dụ, thay vì chỉ để các phiên bản theo thời gian, bạn có thể đặt tên như:

Bản nháp lần 1

Bản hoàn chỉnh

Bản gửi khách hàng

Bản cuối cùng

Bản trước khi chỉnh sửa

Khi tài liệu có nhiều thay đổi, cách quản lý này giúp bạn nhanh chóng xác định phiên bản cần tìm.

Đặc biệt với tài liệu dài hoặc được nhiều người cùng chỉnh sửa, việc đặt tên phiên bản có thể giúp hạn chế nhầm lẫn.

Khôi phục văn bản đã xóa trên điện thoại

Nếu đang sử dụng ứng dụng Google Docs trên điện thoại, bạn vẫn có thể sử dụng thao tác hoàn tác để đưa nội dung vừa xóa trở lại.

Khi phát hiện mình vừa xóa nhầm văn bản, hãy sử dụng nút Undo trong giao diện chỉnh sửa.

Đối với những trường hợp cần tìm lại phiên bản cũ của tài liệu, thao tác quản lý Version history có thể thuận tiện hơn khi thực hiện trên phiên bản Google Docs dành cho máy tính.

Nếu tài liệu quan trọng, bạn nên mở tài liệu trên máy tính để kiểm tra đầy đủ lịch sử phiên bản và các tùy chọn khôi phục.

Văn bản bị xóa do người khác chỉnh sửa thì làm thế nào?

Đây là tình huống khá phổ biến khi nhiều người cùng làm việc trên một Google Docs.

Ví dụ, bạn đang hoàn thiện một báo cáo nhưng một thành viên khác vô tình xóa một phần nội dung.

Thay vì yêu cầu người đó viết lại, bạn có thể mở Version history và tìm phiên bản trước khi nội dung bị xóa.

Sau đó có hai cách xử lý.

Nếu muốn đưa toàn bộ tài liệu trở về trạng thái cũ, sử dụng Restore this version.

Nếu chỉ muốn lấy lại một đoạn văn bản, hãy mở phiên bản cũ, sao chép phần cần thiết và đưa nó vào phiên bản hiện tại.

Cách thứ hai thường an toàn hơn đối với tài liệu đang được cập nhật liên tục.

Đừng nhầm Undo với Version history

Hai công cụ này có chức năng gần giống nhau nhưng được sử dụng trong những tình huống khác nhau.

Undo phù hợp khi bạn vừa thực hiện thao tác sai và muốn quay lại ngay lập tức.

Version history phù hợp khi bạn cần tìm lại trạng thái của tài liệu ở một thời điểm trước đó.

Có thể hiểu đơn giản:

Vừa xóa nhầm → Ctrl + Z

Đã chỉnh sửa nhiều lần hoặc phát hiện mất nội dung sau đó → Version history

Đây là hai cách quan trọng nhất mà người dùng Google Docs nên ghi nhớ.

Một số lưu ý khi khôi phục văn bản

Trước khi khôi phục một phiên bản cũ, bạn nên kiểm tra kỹ nội dung hiện tại.

Nếu tài liệu đã được chỉnh sửa nhiều lần sau khi văn bản bị xóa, việc chọn Restore this version có thể làm tài liệu quay về trạng thái cũ và khiến những thay đổi mới hơn không còn nằm trong phiên bản hiện tại.

Nếu chỉ cần một đoạn văn bản, sao chép nội dung từ phiên bản cũ rồi đưa vào tài liệu hiện tại thường là lựa chọn an toàn hơn.

Đối với tài liệu quan trọng, bạn cũng có thể tạo một bản sao trước khi thực hiện những thay đổi lớn.

Cách phòng tránh mất văn bản trong Google Docs

Google Docs có khả năng tự động lưu và lưu lịch sử chỉnh sửa, nhưng người dùng vẫn nên hình thành thói quen quản lý tài liệu tốt.

Đối với những tài liệu quan trọng, nên:

• Đặt tên tài liệu rõ ràng.
• Sử dụng Heading để tổ chức nội dung.
• Đặt tên cho các phiên bản quan trọng.
• Kiểm tra quyền chỉnh sửa khi chia sẻ tài liệu.
• Tạo bản sao trước khi thực hiện thay đổi lớn.
• Kiểm tra Version history nếu phát hiện nội dung bất thường.
• Không chia sẻ quyền Editor cho những người chỉ cần xem hoặc nhận xét.

Những thói quen này đặc biệt hữu ích khi Google Docs được sử dụng để làm việc nhóm.

Lời kết

Khôi phục văn bản đã xóa trong Google Docs không quá phức tạp nếu bạn biết sử dụng đúng công cụ.

Nếu vừa xóa nhầm nội dung, hãy thử Ctrl + Z hoặc Command + Z trước tiên. Nếu nội dung đã bị xóa từ trước hoặc tài liệu đã trải qua nhiều lần chỉnh sửa, hãy sử dụng File → Version history → See version history để tìm lại phiên bản cũ.

Trong trường hợp chỉ cần lấy lại một đoạn văn bản, bạn không nhất thiết phải khôi phục toàn bộ tài liệu. Mở phiên bản cũ, sao chép phần nội dung cần thiết và đưa trở lại phiên bản hiện tại sẽ giúp hạn chế mất những thay đổi mới.

Đối với người thường xuyên sử dụng Google Docs để học tập và làm việc, Undo và Version history là hai tính năng rất đáng ghi nhớ. Chúng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi chẳng may xóa nhầm một phần nội dung quan trọng.

Mẫu Đơn.